Что меняется в учете транспортных расходов сейчас и до конца года. Инструкция от Минфина
Проверяйте экспедиторов в специальном реестре на платформе «ГосЛог»
Перестройте свою работу с контрагентами-экспедиторами и при необходимости перезаключите с ними договоры. Экспедиторов, с которыми планируете заключить контракты, проверяйте теперь иначе. С 1 марта по 30 апреля включительно транспортно-экспедиционные компании и ИП обязаны зарегистрироваться в Едином электронном реестре на национальной цифровой транспортно-логистической платформе «ГосЛог». Для этого они должны подать уведомление через портал госуслуг. Экспедиторы, не включенные в реестр, оказывать транспортно-экспедиционные услуги не вправе (подп. «г» ст. 1 и ст. 5 Федерального закона от 07.06.2025 № 140‑ФЗ). Кроме того, экспедиторам, которые не зарегистрируются на новой платформе, грозит штраф. Первое нарушение обойдется в сумму до 300 тыс. руб., повторное — до 1 млн руб. (ч. 3 и 4 ст. 11.14.3 КоАП). У заказчиков обязанности регистрироваться в новом реестре нет, и подобные санкции к ним не применяются. Но с 1 мая им нужно иначе строить отношения с исполнителями-экспедиторами.
Убедитесь, что сведения об экспедиторской компании есть на платформе «ГосЛог». Это поможет обезопасить вашу организацию от претензий проверяющих по оказанным вам транспортно-экспедиционным услугам. Проверить контрагента-экспедитора можно будет в сервисе «Цифровой профиль участника перевозки». В нем можно будет посмотреть ИНН и ОГРН компании, проверить, есть ли у нее необходимые разрешения, какими транспортными средствами владеет. Но пока сервис не работает, запросите у экспедиторов скрины с платформы «ГосЛог», попросите заверить их нотариально.
Скорректируйте шаблоны договоров (см. образец). В частности, предусмотрите условие о том, что экспедитор гарантирует наличие о себе сведений в реестре на «ГосЛог», а клиент, то есть ваша компания, имеет право отказаться от договора, если информация оказалась недостоверной или экспедитора исключили из реестра. Это условие включите в новые договоры транспортной экспедиции, а также составьте и подпишите с экспедиторами дополнительные соглашения в уже действующие контракты.
Учитывайте новые налоговые риски. Налоговики уже называют новую платформу дополнительным источником сведений для проверок. Ведь на ней будет собрана вся информация о грузах, участниках перевозок, документах и др. К примеру, если в системе «ГосЛог» есть данные о транспортировке, значит, исполнитель получил доход — его налоговая декларация не может быть нулевой. По заказчикам увидят фактическое перемещение грузов и смогут определить, приобретали товар или нет. Получается, проверить экспедитора на предмет включения в реестр — в ваших же интересах. Если, например, при проверке вас и ваших контрагентов заподозрят в создании формального документооборота, информация из платформы «ГосЛог» подтвердит, что вы фактически приобретали и транспортировали товар. Кроме того, есть риски и по налогу на прибыль. В случае, если вы спишете на налоговые расходы стоимость экспедиторских услуг, оказанных компанией, которая не включена в спецреестр, не исключено, что проверяющие снимут ваши траты по формальным основаниям. Ведь ваши расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. При этом подтвержденными считаются затраты, если документы оформлены в соответствии с законодательством РФ (ст. 252 НК). Договор с экспедитором, который не имеет права оказывать услуги по сопровождению грузов, налоговики могут признать не соответствующим законодательству РФ, а ваши налоговые затраты, как следствие, документально не подтвержденными. Доказывать обоснованность ваших трат придется в суде.
Образец. Как прописать в договоре обязанность экспедитора уведомлять о включении в реестр
«Экспедитор заверяет и гарантирует, что на дату заключения настоящего Договора сведения о нем внесены в реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности на платформе «ГосЛог». Экспедитор обязуется незамедлительно уведомить Клиента об исключении сведений из указанного реестра либо об изменении своего статуса. В случае отсутствия сведений об Экспедиторе в реестре либо исключения сведений об экспедиторе из реестра Клиент вправе приостановить исполнение настоящего Договора или отказаться от него в одностороннем порядке без уплаты штрафов и без возмещения расходов Экспедитору».
Переведите электронные перевозочные документы в «цифру»
Перестройте документооборот с логистическими компаниями, чтобы обмениваться с ними электронными транспортными накладными. Заключите с ними соглашения об ЭДО, внесите поправки в транспортные договоры. Подготовьте своих сотрудников, перенастройте бухгалтерскую программу. На все это у вас не так много времени. ФНС рекомендует начать тестировать новую систему уже сейчас, чтобы была возможность обкатать ее заранее (сообщение от 26.01.2026 на nalog.gov.ru). В настоящее время у компаний есть выбор — транспортную накладную можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде. Но с 1 сентября 2026 года все участники автомобильных, железнодорожных, воздушных грузоперевозок должны перейти на электронные транспортные накладные и другие электронные перевозочные документы. Сфера деятельности при этом не имеет значения. Транспортная накладная — основной первичный документ, который подтверждает ваши расходы на доставку. На практике при оприходовании товаров, материалов или продукции в качестве подтверждающего документа используют форму № ТОРГ-12 или УПД, а для учета услуг их перевозки — как раз транспортную накладную. Отсутствие транспортной накладной, когда она необходима, либо ее неправильное оформление могут привести к тому, что налоговики сочтут ваши транспортные расходы неподтвержденными. Либо усомнятся в реальности сделки. Поэтому стоит заранее протестировать применение электронной ТН.
Используйте электронные транспортные накладные, если привлекаете транспортные компании по договору автоперевозки.
Речь идет о ситуациях, когда транспортная компания доставляет груз вам или вашим покупателям. Чтобы перевести документооборот в электронный вид, действуйте по такому алгоритму.
Шаг 1. Обсудите переход на электронный формат перевозок с транспортными компаниями и (или) поставщиками. Заключите договоры об электронном документообороте с перевозчиками, экспедиторами и грузоотправителями. Согласуйте с ними выбор оператора ЭДО и порядок электронного взаимодействия.
Шаг 2. Перенастройте свою учетную программу под возможность оформления электронных перевозочных документов.
Шаг 3. Позаботьтесь о наличии электронных подписей у сотрудников, ответственных за подписание перевозочных документов. Подписывать электронные документы нужно будет усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью. Водитель вправе использовать простую подпись, которую потребуется подтвердить усиленной подписью перевозчика.
Шаг 4. Обучите этих сотрудников работе с электронными перевозочными документами.
Шаг 5. Оформите вместе с контрагентами электронную транспортную накладную в тестовом режиме. Это поможет отработать возможные нестандартные ситуации в будущем (например, проблемы с интернетом или ошибки в документах). Формат электронной транспортной накладной, который применяется сейчас на автомобильном транспорте, утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065. Он действует до 1 сентября 2026 года. К этой дате налоговая служба собирается внести поправки в приказ и отодвинуть дату окончания его действия.
Не составляйте транспортную накладную, если она не обязательна. В общем случае транспортная накладная подтверждает факт заключения договора перевозки и оказания услуг по перевозке и может выступать в качестве первичного учетного документа, подтверждающего расходы на транспортные услуги (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259‑ФЗ, п. 2 ст. 785 ГК). Но в некоторых случаях можно обойтись без договора перевозки и транспортной накладной . К примеру, если поставщик не оказывает вам услуги перевозки, доставляя продукцию собственным транспортом, то составлять транспортную накладную не обязательно. Достаточно оформить товарно-транспортную накладную. Ее по-прежнему можно будет составлять на бумаге по форме 1-Т. «Оцифруйте» также дополнительные перевозочные документы. К ним, в частности, относятся заказ-заявка, экспедиторские документы и путевой лист. Экспедиторские документы, в свою очередь, включают: поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции), экспедиторскую расписку (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя), складскую расписку (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение). Эти документы дополнительно доказывают реальность сделок и обосновывают ваши траты на транспортировку и экспедирование грузов. Экспедиторские документы с 1 сентября тоже нужно будет оформлять только в электронном виде. Аналогично и с заказом заявкой: она будет только электронной (ст. 1 и 4 Закона № 140‑ФЗ). Eсли используете в работе эти бумаги, установите электронный документооборот с экспедиционными и транспортными компаниями.
Для путевых листов сделали исключение. Их по-прежнему можно будет составлять как на бумаге, так и в электронном виде. Закон не требует оформлять путевой лист только в электронном формате. Это подтвердил и Минтранс (письмо от 11.03.2026 № ДГ14/48-ПГ.
Накладные в воздушных и железнодорожных перевозках тоже станут электронными. Если груз вам доставляют по воздуху или по железной дороге, транспортные накладные с 1 сентября тоже должны быть оформлены только электронно. Поправки внесли в статью 105 Воздушного кодекса и в статью 25 Федерального закона от 10.01.2003 № 18‑ФЗ (ст. 2 и 3 Закона № 140-ФЗ). ФНС уже представила проект формата электронной грузовой накладной для авиаперевозок (regulation.gov.ru/ projects/166408). Формат транспортной железнодорожной накладной пока еще находится в разработке у налоговой службы.
Шесть случаев, когда транспортную накладную можно составлять на бумаге после 1 сентября Минтранс определил случаи, когда транспортная накладная и другие перевозочные документы можно оформлять на бумаге после 1 сентября 2026 года. Проект приказа ведомство опубликовало на портале проектов нормативных актов (regulation.gov.ru/ projects/166281). Исключений всего шесть. В частности, перевозчик вправе оформить накладную на бумаге, если оказывает услуги на территориях с режимом повышенной готовности или военного положения, перевозит воинские грузы, если клиент — иностранец, груз предназначен для личных нужд и др. Форму бумажной транспортной накладной тоже обновят (regulation.gov.ru/projects/166280). В новом бланке грузоотправитель будет заполнять не только плановые дату и время доставки груза, но и предельно допустимые. Появится поле для адреса возврата непринятого груза. В разделе о транспорте потребуют писать не только тип и марку, но и конкретную модель, а также габаритные размеры машины.
