Как заполнить ЕФС-1, который впервые будете сдавать вместо СЗВ-СТАЖ и 4-ФСС.
В январе вы будете впервые подавать форму ЕФС-1 за год. Отчитываться за 2023 год по ЕФС-1 надо на новом бланке из приказа СФР от 17.11.2023 № 2281. Разделов в форме много, которые относятся к годовой отчетности: — подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже»; — раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Оба этих раздела нужно сдать в СФР не позднее 25 января, причем можно отчитаться сразу и по стажу, и по взносам.
В каких случаях подают сведения о стаже за 2023 год
Простой
- Отстранение от работы
- Отпуск по уходу за ребенком от полутора до трех лет
- Отпуск за свой счет
- Приостановка трудового договора из-за мобилизации
- Периоды освобождения от работы с сохранением места работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей
— Работа, которая дает право на досрочную пенсию
- Работа в сельском хозяйстве из особого списка
— Работа полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей
- Работа вахтовым методом
- Работа в период отбывания наказания в виде лишения свободы в организациях, в которых такие сотрудники привлекаются к труду
Сведения о стаже.
Подраздел 1.2 — это замена СЗВ-СТАЖ. Но есть важное отличие. Подавать эту форму нужно не на всех работников, а только на тех, у кого в течение прошлого года были особые периоды (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Также подать сведения о стаже надо на сотрудников, которые работали в границах зон радиоактивного загрязнения вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-1). Если у вас таких сотрудников нет, сведения о стаже не подавайте, представлять пустой отчет не нужно. Также не формируйте отчет в том случае, если сотрудник просто болел.
Полностью освободить себя от этого отчета смогут единицы. Ведь среди периодов, за которые следует отчитываться, есть, к примеру, отпуск за свой счет. А это совсем не редкость. Кроме того, отчет понадобится сдать даже компаниям без сотрудников. При условии, что руководителю не начисляется зарплата. В этом случае необходимо представить на него сведения с кодом «НЕОПЛ». Дело в том, что специалисты фонда приравнивают периоды без оплаты к отпуску за свой счет. Теперь подавать сведения придется и в течение года, причем с 2024 года это нужно делать чаще, чем в прошлом году.
- Сотрудник выходит на пенсию, подал заявление на срочную пенсионную выплату или единовременную выплату всех пенсионных накоплений — В течение трех календарных дней со дня, когда сотрудник напишет заявление о представлении индивидуальных сведений, либо со дня поступления запроса от СФР. В этом случае также нужно подать сведения за год с типом «Исходная».
- Работница подала заявление на отпуск по беременности и родам или сотрудник подал заявление на отпуск по уходу за ребенком — В течение трех рабочих дней с даты заявления на отпуск. Это правило действует с 1 января 2024 года. В данном случае также нужно подать сведения за год с типом «Исходная».
- Организация ликвидируется в течение года — В течение месяца с даты, когда утвердили промежуточный ликвидационный баланс
- Происходит реорганизация — В течение одного месяца с даты, когда утвердили передаточный акт. Крайний срок — день, когда в ИФНС подали документы для госрегистрации реорганизации. При реорганизации в форме присоединения к другому юрлицу организация, которая присоединяется, направляет сведения в СФР не позднее даты, когда подали в ИФНС документы для госрегистрации реорганизации.
- У страхователя-работодателя прекращаются статус адвоката или полномочия нотариуса, который занимается частной практикой — Сведения представляются не позднее дня прекращения статуса адвоката или полномочий нотариуса.
Сведения о взносах на травматизм.
Раздел 2 должны сдать все компании и ИП, которые нанимают сотрудников по трудовому договору или ГПД, если в нем есть обязанность платить взносы на травматизм. В том числе понадобится сдать и нулевой отчет, если в течение года не было выплат в пользу работников.
По каким правилам заполнять сведения о стаже
Сведения о стаже заполняйте отдельно на каждого сотрудника, у которого за отчетный год были особые периоды. Теперь нет необходимости перечислять в отчете всех работников, как это делали в отчете за 2022 год. Включите в отчет титульный лист и три подраздела: 1, 1.2 и 2. Подразделы 1 и 1.2 заполните точно так же, как и по всем прочим кадровым событиям, например, когда вы заполняете ЕФС-1 при приеме сотрудника на работу. Подраздел 2 заполняют вместе с подразделом 1.2, когда подают сведения о застрахованных лицах, занятых на определенных видах работ. Тут речь о работах из части 1 статьи 30 и статьи 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ. Например, о работе водителями автобусов на регулярных городских пассажирских маршрутах. Периоды работы сотрудника укажите в графе 7. Используйте коды из специального классификатора. Если периодов несколько, каждый период работы указывайте в отдельной строке. Если у работника есть и обычные периоды работы, укажите эти периоды отдельной строкой.
Что с чем сверить в отчете по травматизму
Раздел 2 ЕФС-1 заполняют ежеквартально нарастающим итогом. В течение года вы уже подавали отчеты о взносах на травматизм, поэтому сейчас самое важное — сверить показатели из раздела 2 с РСВ. Расчет по взносам вы также сдаете в срок до 25 января включительно. И если показатели по ошибке разойдутся, придется подавать уточненки. Но расхождения — не всегда ошибка, цифры могут не совпасть и по объективным причинам.
Численность.
В начале раздела 2 ЕФС-1 приводят четыре показателя численности, проверьте два. Первый — среднесписочная численность работников. Этот показатель должен совпадать с цифрой на титульном листе РСВ.
Компании с обособленными подразделениями показывают в РСВ общую численность сотрудников с учетом людей, которые работают в обособленных подразделениях. Для ЕФС-1 таких правил нет. Обособленные подразделения сдают раздел 2 формы ЕФС-1 самостоятельно, если у них есть счет в банке и они начисляют и выплачивают вознаграждения физлицам. Если у вас есть такие подразделения, сложите данные по численности и уже затем сравнивайте с показателем из РСВ. Второй показатель — численность застрахованных лиц. Если показатели не сходятся, это не всегда ошибка. Отличия могут быть, ведь по каждому виду страхования свои правила. Например, договорники включаются в число застрахованных на случай травматизма, только если это прописать в договоре. Другое возможное отличие — единственные учредители
Выплаты.
Кроме численности, сравните выплаты, которые приводите в разделе 2 ЕФС-1 и в РСВ. Суммы могут не совпадать, но важно понять, из-за чего отличаются показатели. Причем теперь разница будет в пользу показателя из РСВ. Связано это с тем, что база по взносам, которые вы платите по НК, единая и в нее в том числе входят и вознаграждения по гражданско-правовым договорам. Взносы на травматизм на такие выплаты по умолчанию не начисляют. Проверьте, различаются ли у вас базы по взносам. Если да, посмотрите, из-за чего возникла разница. Кроме вознаграждений по ГПД, расхождения возможны, если в 2023 году выплачивали сверхнормативные суточные. Если разница возникла из-за того, что выплаты по-разному облагаются взносами, у вас в отчетности все верно.
Новые коды для кадровой части ЕФС-1
Чиновники внесли изменения в порядок заполнения подраздела 1.1. Больше сведений потребуется отражать в графе 5 «Трудовая функция». Теперь понадобится указывать код вида договора:
— 0 — бессрочный договор;
— 0.1 — срочный трудовой договор на срок до шести месяцев;
— 0.2 — срочный трудовой договор на срок более шести месяцев;
— 1 — трудовой договор по совместительству и т. д.
Потребуется уведомлять фонд о приеме или переводе сотрудников на дистанционку либо удаленку, а также на неполное рабочее время. Для этого установили новые коды для графы 6: — «ДИСТ» — дистанционная работа; — «НДОМ» — работа на дому; — «НЕПД» — неполный рабочий день; — «НЕПН» — неполная рабочая неделя.
Кто должен заполнить новое поле в разделе 2 ЕФС-1
Изменения коснулись и раздела 2, но они небольшие.
В раздел добавили поле «Льгота». В этом поле ставят отметку работодатели:
— общественные организации инвалидов, если среди членов не менее 80 процентов инвалидов и их законных представителей;
— организации, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов, где среднесписочная численность инвалидов составляет не менее 50 процентов, доля зарплаты инвалидов не менее 25 процентов от общего фонда оплаты труда;
— учреждения, которые созданы для достижения социальных целей, оказания правовой и иной помощи инвалидам, детям-инвалидам и их родителям. При этом единственными собственниками имущества являются общественные организации инвалидов.
Осторожно Штраф за каждого сотрудника, на которого не подали сведения, — 500 руб.
