Фонд зарплаты и фонд оплаты труда — разные понятия
Рассказываем об отличиях фонда оплаты труда и фонда зарплаты. Названия фондов схожи, но считают их по-разному. Эти фонды важно различать, чтобы разговаривать на одном языке с контролерами и банкирами, правильно составлять отчетность.
Фонд зарплаты (ФЗП). Это составная часть фонда оплаты труда. В ФЗП входят только те выплаты, которые положены сотрудникам в связи с выполнением трудовых обязанностей. Обычно это зарплатные суммы до вычета НДФЛ за расчетный период: тарифные ставки, должностные оклады и сдельные расценки, доплаты за особые условия труда, премии и компенсации, связанные с условиями труда (п. 81—82.4, 87 приказа Росстата от 30.11.2022 № 872). Данные ФЗП учитывают в основном при планировании расходов, иногда — для отчетности. Например, показатель ФЗП нужен, чтобы заполнить статистический отчет № П-4 «Сведения о численности и зарплате работников» (приказ Росстата от 22.12.2023 № 678). Обычно фонд зарплаты устанавливает руководитель с помощью кадровой службы и финансистов. Документ, в котором отражают фонд зарплаты, — штатное расписание.
Фонд оплаты труда (ФОТ). Когда компания планирует расходы на персонал, она не ограничивается только ФЗП. Сотрудникам выдают отпускные, оплачивают первые три дня болезни, компенсируют проезд, питание, медосмотры, иногда выдают тринадцатую зарплату. Все эти выплаты тоже следует учитывать, хотя эти суммы и выплачивают не за выполнение трудовых обязанностей. Есть и другие расходы, связанные с персоналом, но к вознаграждениям за труд они не относятся. Они также формируют фонд оплаты труда. ФОТ учитывают в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 8 ПБУ 10/99). Для расчета показателя берут зарплату штатных работников, компенсирующие, мотивационные и прочие выплаты, в том числе не связанные с трудом, страховые взносы. Понятие «ФОТ» есть и в НК. От размера ФОТ может зависеть право компании на налоговые льготы: по НДС, прибыли, УСН, имуществу, земле. Сведения о фонде оплаты труда у компании вправе запросить не только налоговики, но и трудинспекторы, чтобы выяснить, сколько и за что организация платит сотрудникам. Также о размере ФОТ могут спросить банкиры, чтобы убедиться в благонадежности компании, если она, например, решила взять кредит.
