Транспортные накладные ушли в цифру. Первые разъяснения из ФНС для всех участников перевозки.
Какие документы уходят в цифру, а какие пока остаются на бумаге
С 1 сентября участники автомобильных, железнодорожных и воздушных грузоперевозок должны перейти в цифру (Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ). Переход включает три этапа (см. ниже). Новые правила затрагивают каждого, кто участвует в перевозке наемным транспортом. Если компания хотя бы раз в полгода отправляет или принимает груз, готовьтесь работать в электронном виде.
Этапы цифровизации
| Этап | Кого касается | С какого числа |
| Реестр экспедиторов | Все компании и ИП, которые оказывают транспортно-экспедиционные услуги | 1 марта 2026 года |
| Обязательные ЭПД | Все участники коммерческих грузоперевозок | 1 сентября 2026 года |
| Реестр перевозчиков | Компании и ИП, перевозящие грузы по договору на транспорт от 3,5 т | 1 марта 2027 года |
Что обязательно переводить в электронный вид
Часть первычных документов перестанет существовать на бумаге.
-Транспортные накладные (ТН): автомобильные, железнодорожные и авиационные.
-Заказы и заявки: любые поручения при автоперевозках.
-Поручение экспедитору: подтверждает передачу груза для организации доставки.
-Экспедиторские и складские расписки: фиксируют передачу груза экспедитору и приемку на хранение.
Риск. Без электронной накладной налоговая снимет расходы и поставит под сомнение реальность сделки.
Что пока можно оставить на бумаге.
Не все документы нужно срочно переводить в цифру. Вот что пока работает по старым правилам.
— Путевой лист. Бумажный формат допустим, исключение — перевозки слабоалкогольной продукции: для них только электронный.
-Товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме 1-Т. Если поставщик везет товар своим транспортом и доставка включена в цену, ТТН не нужна, хватит универсального передаточного документа (УПД) или накладной. Но если доставку выделили отдельной строкой, оформляйте электронную транспортную накладную.
Когда бумажная накладная все еще допустима. Для транспортной накладной есть три исключения. Одна из сторон — иностранная компания не из Евразийского экономического союза (ЕАЭС). Каботажные перевозки перевозчиками из ЕАЭС. Перевозка для личных нужд физика.
План действий в июне зависит от вашей роли в перевозке
Сегодня вы отправляете груз, завтра принимаете, послезавтра организуете доставку. Пройдите все блоки, которые к вам относятся. Приводим уникальные действия для каждого участника поставки.
Грузоотправитель. Вы запускаете цепочку Ваша компания начинает поставку.
Ошибка в накладной — и встанет вся перевозка. Назначьте подписантов. Определите, кто будет подписывать электронные накладные. Каждому подписанту необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП), а также машиночитаемая доверенность (МЧД). Договоритесь с перевозчиками и получателями. Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) — двусторонний. Если ваш перевозчик не подключился к оператору информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), отправить ему накладную не получится. Проведите тестовую отгрузку. Сформируйте электронную накладную, подпишите, отправьте. Убедитесь, что данные дошли до перевозчика и попали в вашу учетную систему. Предотвратите опасную ошибку. Обязательно проверяйте, соблюдают ли новые правила ваши контрагенты. Иначе, если в сентябре выясните, что перевозчик работает «по бумаге», отгрузка зависнет.
Грузополучатель. Без вашей подписи поставка не закрыта.
Пока не подпишете приемку в системе — отгрузка не считается завершенной. Налоговая увидит незакрытый документ при проверке. Назначьте тех, кто подписывает приемку. Обычно это кладовщик или бухгалтер. Оформите для них КЭП и МЧД. Подключитесь к оператору ИС ЭПД. Без договора с оператором вы не сможете подписать файл приемки в электронной накладной. Проверьте поставщиков. Убедитесь, что каждый контрагент готов отправлять электронные документы. Один поставщик «на бумаге» — и цепочка рвется.
Протестируйте приемку. Убедитесь, что учетная система принимает ЭПД и позволяет их подписать.
Нюанс. Зачастую получатели думают, что ЭПД — забота отправителя, но это не так. Без вашей электронной подписи документ висит незакрытым.
Перевозчик. Если сбой у вас — страдают все
Документы проходят через вас от отправителя к получателю. У перевозчиков самая сложная интеграция: надо связать оператора ИС ЭПД, учетную систему и мобильные устройства водителей. Закладывайте на это минимум два месяца. Выпустите КЭП и МЧД. Подпись и доверенность нужны всем, кто работает с документами: диспетчерам, логистам, водителям.
Настройте интеграцию с учетной программой.
Свяжите систему оператора с 1С или другой программой, чтобы бухгалтерия видела документы сразу, а не собирала их вручную.
Начните тестировать уже сейчас. ФНС прямо просит перевозчиков не ждать сентября. Если отложите — в первые недели после старта рискуете получить незакрытые накладные и вопросы от инспекторов. Контрагенты начнут заваливать вас вопросами, как подтвердить реальность поставки.
Экспедитор
На вас двойная задача — реестр и документооборот Зарегистрируйтесь в реестре «ГосЛог» через Госуслуги. С 1 марта вы обязаны состоять в реестре . Без регистрации оказывать экспедиторские услуги запрещено. Изучите новые форматы. ФНС утверждает форматы электронных экспедиторских документов (постановление Правительства от 27.04.2026 № 469). Это файлы XML, которые формирует экспедитор или клиент. После отправки исправить файл нельзя — только создать новый. Первичную проверку проводит оператор, итоговую — ГИС ЭПД. Настройте учетную систему на работу с новыми форматами.
С 1 марта 2027 года заработает реестр перевозчиков с транспортом от 3,5 т. Если совмещаете роли экспедитора и перевозчика, готовьтесь работать в обеих системах. Протестировать электронные перевозочные документы на транспортных накладных можно уже сейчас — система работает (приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065). Предложите всем участникам поставки отказаться от бумаги и перейти в цифру.
